Stafmedewerker coördinatie & ondersteuning IFJA (m/v/x)

Functie

De stafmedewerker vervult als rechterhand van de directeur IFJA ( ICT, facility, juridische zaken en aankopen) een aantal taken ter ondersteuning en optimalisatie van de algemene werking van de pijler IFJA. Hij/zij draagt de verantwoordelijkheid voor het informeren, coördineren en ondersteunen van het team. Het bewaken van de implementatie van beslissingen, uitvoering en timing vormen een belangrijk onderdeel van zijn/haar takenpakket. Hij/zij staat mee in voor het uniformiseren en stroomlijnen van diverse processen met als doel een gelijklopend beleid te hanteren.

Concreet staat de stafmedewerker in voor:

• Het faciliteren van duidelijke informatie- en kennisdeling binnen het team;
• Het beheren van de agenda en coördineren van de activiteiten van de directeur IFJA;
• Het voorbereiden van de agenda en opmaken van het verslag van het pijleroverleg IFJA;
• Het voorbereiden en afwerken van documenten van en voor de directeur IFJA;
• Het tijdig aanleveren van de agendapunten en notulen aan bestuursorgaan en managementteam;
• De ondersteuning van en eventuele afhandeling van de rapportering overheidsopdrachten portaal Toezicht;
• Het ondersteunen van de teamleden IFJA ter bevordering van de efficiëntie en stimuleren van procesverbeteringen;
• Het overleg met directie IFJA als rechtstreekse verantwoordelijke in de organisatie over de noden op vlak van de dagdagelijkse werking binnen het team;
• Ondersteuning bij het contractbeheer voor dienst aankoop.

Jouw profiel

• Goede kennis van de sociale huisvestingsector;
• Eigenaarschap tonen bij het werk en de organisatie;
• Heeft een brede visie, technische inzichten en in het bijzonder ervaring om facilitaire projecten aan te pakken, uit te werken en tot een geheel en afgewerkt resultaat te brengen;
• Heeft een analytisch denkvermogen (in functie van projectmatig plannen en werken);
• Is in staat om transparante werkmethodes uit te werken;
• Werkt samen met het team naar een gemeenschappelijk doel;
• Toont daadkracht en is resultaatsgericht: genereert resultaten door verantwoordelijkheid te nemen en op het juiste moment weloverwogen een doordachte actie te ondernemen;
• Beschikt over het vermogen om duidelijk en correct te communiceren, zowel schriftelijk als mondeling;
• Is veranderingsgericht. Stimuleert zelf actief verandering met het oog op verbetering van de werking;
• Is in staat mogelijke problemen te herkennen, te zoeken naar eventuele oplossingen en haalbare oplossingen voor te stellen;
• Draagt eerlijkheid, empathie en wederzijds begrip als waarden hoog in het vaandel;
• Beschikt over een basiskennis van de wet op de overheidsopdrachten;
• In staat zijn om effectief te functioneren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenkanting.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

• Een marktconform salaris
• Een voltijdse betrekking: 38u gemiddeld, 40u effectief/week
• 20 wettelijke verlofdagen, 4 aanvullende verlofdagen (vrij te kiezen) en 4 officieuze feestdagen (11/07, 2/11, 15/11 en 26/12)
• 12 ADV-dagen/jaar
• Extralegale voordelen zoals groepsverzekering, maaltijdcheques, eindejaarspremie, hospitalisatieverzekering, verplaatsingsvergoeding, woon-werkvergoeding of fietsvergoeding

Solliciteren

Jan Vandeberg
0473984946
jan.vandeberg@wil.be